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Produkt

Alles für den KiTa-Alltag in einer App

Eine gemeinsame Datenbasis, fünf Module. Bucht, was Ihr braucht, und erweitert, wenn Ihr soweit seid. Alles folgt denselben Bedienprinzipien.

Basis · inklusive

Stammdaten: alle Informationen zentral verwalten und gezielt teilen

Alle zentralen Daten einer Einrichtung an einem Ort. Änderungen stehen sofort in allen Modulen zur Verfügung. Kein doppeltes Pflegen, keine Übertragungsfehler.

Kinderliste in der Kibly Web-App
  • Stammdaten. Kinder, Eltern, Personal, Gruppen und Anwesenheiten zentral verwalten.
  • Digitale Akten. Dokumente, Einwilligungen und wichtige Angaben strukturiert ablegen.
  • Alles im Blick. Schulungen, Fristen und fehlende Angaben frühzeitig erkennen.

Im Detail

Kinderakte mit Vollständigkeitsstatus

Jede Akte zeigt, ob alle Unterlagen vorliegen. Fehlendes fällt auf, bevor es Ärger macht.

Start ohne Neuerfassung

Bestehende Daten aus Excel übernehmen wir für Euch. Gruppen, Kinder, Sorgeberechtigte, Einwilligungen und Personal sind von Anfang an da.

Rollen und Rechte nach Bedarf

Je Person und Modul: kein Zugriff, nur lesen oder voll. Zusätzlich auf eigene Gruppen beschränkbar. Sensible Daten wie Bankverbindungen sehen nur Berechtigte.

Übersicht für die Leitung

Wer fehlt heute? Was ist fristgebunden oder überfällig? Was steht diese Woche an? Der Startbildschirm beantwortet das in Sekunden.

Kommunikation

Eltern, Team und Leitung kommunizieren sicher in den passenden Kanälen. Nachrichten für Eltern lassen sich direkt übersetzen (aktuell Englisch und Spanisch).

Nachrichten in der Kibly Web-App

Direkter Austausch

Nachrichten und Fotos austauschen sowie Pinnwandbeiträge sicher teilen.

Termine und Rückmeldungen

Kalender, Abwesenheiten und Abholinfos an einem Ort bündeln.

Umfragen

Umfragen erstellen und bei Bedarf anonym auswerten.

ERSETZT
WhatsApp-Gruppen und Papieraushänge

Im Detail

  • Direktchat mit der KiTa. Eltern schreiben dem Gruppenteam oder der Leitung, nicht privaten Handys. Mehrere Berechtigte bearbeiten dasselbe Postfach, eine Antwort bleibt der antwortenden Person zugeordnet.
  • Gruppen- und Team-Kanäle. Team-Kanäle für das Personal, Gruppen mit Eltern, optional Elterngruppen ohne Personal. Jede Kita kann Funktionen abschalten.
  • Pinnwand. Beiträge mit Fotos für Gruppe oder ganze Einrichtung, mit Gültigkeitszeitraum und Kommentaren.
  • Krankmeldung mit einem Tap. Eltern melden ab, Gruppe und Leitung sehen es sofort.
  • „Vom Team gesehen“. Eltern sehen, dass ihre Nachricht angekommen ist.
  • Ruhe nach Feierabend. Die Kita legt Erreichbarkeitszeiten fest. Nachrichten von Eltern erreichen das Team erst nach Ende der Sperrzeit.
  • Moderation. Nachrichten lassen sich melden, die Leitung bearbeitet Vorfälle nachvollziehbar.

Dienstplan

Leitungen planen Dienste wochenweise, berücksichtigen Abwesenheiten und erkennen offene Besetzungen vor der Veröffentlichung.

Wochenplan im Kibly Dienstplan

Wochenplanung

Schichten, Gruppen und Abwesenheiten gemeinsam bearbeiten.

Besetzung absichern

Vorgaben für Früh- und Spätschicht je Gruppe hinterlegen.

Plan weitergeben

Dienstpläne über die App veröffentlichen und Rückmeldungen einholen.

ERSETZT
Excel-Dienstpläne und Absprachen per Zuruf

Im Detail

  • Plan per Drag and Drop. Wochenplan je Gruppe und Gesamtübersicht über alle Gruppen.
  • Besetzungsampel. Pro Uhrzeit zeigt sich, ob die Mindestbesetzung erreicht ist. Unterbesetzung fällt vor der Veröffentlichung auf.
  • Plan-Vorschlag auf Knopfdruck. Kibly erzeugt einen Entwurf aus Euren Vorgaben. Veröffentlicht wird erst, wenn Ihr es freigebt.
  • Veröffentlichen mit Benachrichtigung. Das Team sieht seinen Plan sofort in der Mitarbeiter-App, jede Version bleibt nachvollziehbar.
  • Personalschlüssel im Blick. Kennzahlen nach BayKiBiG und Fachkraftquote helfen bei der Planung.
  • Automatische Erinnerungen. Zum Beispiel zur Bestätigung des Plans für die Folgewoche.

Zeiterfassung

Arbeitszeiten aus App, Gerät oder Dienstplan laufen zusammen. Offene Einträge und Abweichungen werden direkt sichtbar.

Wochenübersicht der Kibly Zeiterfassung

Zeiten erfassen

Per App, manuell oder aus dem Dienstplan.

Abweichungen klären

Plan-Ist-Vergleich, Pausenregeln und Korrekturen nachvollziehen.

Woche abschließen

An fehlende Einträge erinnern, Zeiten freigeben und Daten exportieren.

ERSETZT
Stundenzettel und separate Stempeluhren

Im Detail

  • Einstempeln in der Mitarbeiter-App. Kommen, Pause, Gehen mit einem Tap. Auch die Leitung stempelt wie alle.
  • Zeitkonto mit Saldo. Ist gegen Soll je Woche und je Person, damit am Monatsende nichts nachgerechnet werden muss.
  • Pausenregeln. Einmal hinterlegen, automatisch angewendet.
  • Erinnerung ans Team. Fehlende Einträge einer Woche sind auf einen Blick sichtbar, die Erinnerung geht mit einem Klick raus.
  • Wochen freigeben und exportieren. Für die Lohnabrechnung.

Abrechnung

Beiträge und Förderpositionen werden monatlich gebündelt abgerechnet. Der Status bleibt für jedes Kind transparent.

Monatsübersicht der Kibly Abrechnung

Beiträge vorbereiten

Monatliche Positionen und individuelle Leistungen zusammenführen.

Zahlungen bearbeiten

SEPA-Dateien, Bankabgleich und offene Posten verwalten.

Dokumente erzeugen

Rechnungen und Steuerbescheinigungen zentral bereitstellen.

ERSETZT
Excel-Listen und Rechnungstools

Im Detail

  • Monatsübersicht. Erwartet, eingegangen, offen: Summe und Anzahl der Positionen auf einen Blick, filterbar nach Monat und Finanzierungsquelle.
  • Betreuungspakete. Stunden pro Woche und Elternbeitrag einmal definieren. Änderungen wirken für die Zukunft, die Historie bleibt unverändert.
  • Mehrere Geldquellen je Kind. Eltern, Staat und Kommune getrennt berechnet und nachvollziehbar.
  • Geschwisterermäßigung automatisch. Nach Eurer Regel, sobald Geschwister gleichzeitig betreut werden.
  • SEPA-Lastschrift. Mandate je Sorgeberechtigtem, Vorabankündigung an die Eltern, Dateierzeugung im pain.008-Format.
  • Bankabgleich. Eingänge werden den Positionen zugeordnet, offene Posten bleiben sichtbar.

Aufnahme & Platzvergabe

Anfragen gelangen digital in die Warteliste. Von der Kapazitätsprüfung bis zum Vertrag bleibt alles in einem Vorgang.

Warteliste in Kibly Aufnahme und Platzvergabe

Anfragen bündeln

Warteliste filtern, priorisieren und mit Betreuungswünschen abgleichen.

Plätze steuern

Freie Plätze, Angebote und Rückmeldungen im Blick behalten.

Aufnahme abschließen

Dokumente, Verträge und Signaturen direkt in die Kinderakte übernehmen.

ERSETZT
Wartelisten in Excel und Papierverträge

Im Detail

  • Anfragen von überall. Per Webformular auf Eurer Seite oder manuell erfasst. Status: neu, vorgemerkt, in Aufnahme, abgesagt.
  • Nächste Schritte per Klick. Bestätigung senden, Vorgespräch vereinbaren, Platz anbieten, mit Antwortfrist und Nachfassen.
  • Freie Plätze und Statistik. Kapazität je Gruppe und Altersübergänge von U3 zu Ü3 sind in der Planung sichtbar.
  • Ein Vorgang statt vieler Zettel. Aus der Anfrage wird mit einem Klick die Aufnahme, vorausgefüllt mit den bekannten Daten.
  • Vertrag und Signatur digital. Dokumente, Einwilligungen und Nachweise landen in der Kinderakte, Fehlendes wird angezeigt.
  • Vertrauliche Aufnahme-Kommunikation. Eltern sprechen vor dem Start direkt mit der Leitung.

Alle Module live erleben

In einer persönlichen Demo zeigen wir Euch, wie Kibly im Alltag funktioniert, vor Ort oder online.

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